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Vie Privée

POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE – PRESTATION DE SERVICES JURIDIQUES

 

1. INTRODUCTION

Chez Arteo, nous prenons très au sérieux nos obligations en matière de protection de la vie privée et de protection des données à caractère personnel. La présente politique en matière de protection de la vie privée a pour but de vous informer sur le type de données que nous récoltons, les raisons de cette collecte, les usages que nous en faisons et la manière dont nous les partageons. Elle vous explique également vos droits en relation avec vos données à caractère personnel, dont comment nous contacter et comment déposer une réclamation.

Dans la mesure où, en tant que client, vous nous fournissez les données à caractère personnel d’un tiers (employé, collaborateur indépendant ou tout autre contact), veuillez lui communiquer la présente politique avant de nous transmettre ses données à caractère personnel.

2. QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Arteo Law SRL (« Arteo », « nous ») est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Arteo est une société à responsabilité limitée de droit belge dont le siège social est situé à 1000 Bruxelles, rue de la Bonté 5. Arteo est enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0736.373.124.

Pour toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits concernant vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par courrier à l’adresse ci-dessus ou par l’email à l’adresse suivante : info@arteo.law.

3. A QUELLES FINS TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Arteo traite les données à caractère personnel de ses clients, des employés ou autres collaborateurs indépendants de ses clients ou d’autres contacts de ses clients dont les données à caractère personnel ont été communiquées à Arteo par ses clients :

  1. aux fins de la prestation des services juridiques pour lesquels vous nous avez missionnés (avis juridique, procédure, arbitrage, transaction, ) ; pour échanger des informations avec vous et répondre à vos questions (via courrier, e-mail, téléphone, etc.) dans le cadre de la prestation des services juridiques (exemples : demander, recevoir ou discuter vos instructions, vous tenir informé du statut de votre dossier, entreprendre les démarches nécessaires envers les tiers, autorités et autres) ;
  2. aux fins du respect des obligations légales qui nous incombent, notamment en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux ;
  3. aux fins de vous tenir informé des dernières actualités juridiques pertinentes pour votre activité via nos newsletters et invitations à nos séminaires, garder notre base de données à jour, utiliser les informations que vous nous avez fournies pour mieux vous connaître, vous comprendre et améliorer notre offre de services et nos mailings ;
  4. aux fins de facturation, d’administration et autres finalités.

4. QUELS SONT LES FONDEMENTS LÉGAUX DES TRAITEMENTS DE VOS DONNEES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS EFFECTUONS ?

Si vous êtes notre client, le traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons est nécessaire dans le cadre de l’exécution du contrat, conclu entre vous et Arteo, relativement à la prestation par Arteo de services juridiques dont vous êtes le bénéficiaire.

Arteo traite également vos données à caractère personnel dans le respect des obligations légales qui lui incombent, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux.

 

Si vous êtes un employé ou un collaborateur indépendant de notre client et que notre client vous a désigné comme personne de contact, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime et de l’intérêt légitime de notre client d’entrer en relation avec vous dans le cadre de la prestation de nos services juridiques.

Si vous êtes un contact de notre client et que celui-ci nous a transmis vos données à caractère personnel en votre qualité d’expert, fournisseur, comptable ou parce que vous travaillez d’une manière ou d’une autre avec notre client, nous traitons également vos données sur la base de notre intérêt légitime et de l’intérêt légitime de notre client pour gérer au mieux le dossier de notre client.

Nous estimons que notre intérêt légitime et l’intérêt légitime de notre client de traiter lesdites données à caractère personnel ne prévalent pas sur vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux. Si vous n’êtes pas d’accord avec notre point de vue et que vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées aux fins décrites ci-dessus, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse info@arteo.law pour exercer votre droit d’opposition au traitement de vos données (voir Section « Quels sont vos droits ? » ci-dessous).

Dans la mesure où nous avons reçu vos données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de nos services juridiques, nous estimons aussi qu’il est l’intérêt légitime de Arteo de traiter vos données à caractère personnel aux fins de vous envoyer nos newsletters et invitations à nos séminaires. Leur but est de vous tenir informé des actualités concernant Arteo (fonctionnement, nouveaux arrivants, étendue de nos services juridiques,…). Vous pouvez exercer votre droit d’opposition au traitement de vos données à cette finalité à tout moment et sans frais en cliquant sur le bouton « Unsubscribe » situé dans le bas de chaque newsletter ou invitation. Dans ce cas, nous vous enlèverons de notre liste de diffusion.

5. QUELS TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ?

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

  1. nom, prénom, titre, fonction, société, adresse professionnelle, forme juridique, adresse e-mail, numéro de téléphone/GSM et numéro de fax,
  2. nationalité, carte d’identité, numéro national, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, numéro d’entreprise,
  3. langue préférée, domaines d’intérêts, adhésions, secteur d’activités, ,
  4. informations collectées dans le cadre des dossiers : les informations collectées dans le cadre des dossiers peuvent inclure les données à caractère personnel d’autres personnes Nous ne traitons pas ces informations dans une base de données différente. Ces données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des dossiers créés dans notre système de gestion de documents. En notre qualité d’avocats, nous sommes soumis à l’obligation du secret professionnel et Arteo est donc exempte d’informer les personnes concernées du traitement de leurs données.

La collecte de vos données à caractère personnel peut constituer une exigence légale et/ou une condition indispensable à la conclusion d’un contrat avec Arteo. Le fait de ne pas fournir vos données à caractère personnel pourrait entraîner la non conclusion du contrat avec Arteo ou l’incapacité pour Arteo de prester ses services juridiques.

6. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

En règle générale, nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec des tiers.

Dans certains cas spécifiques, nous pourrions être amenés à les partager :

  1. lorsque la loi ou une décision judiciaire l’exige ;
  2. dans le cadre de la prestation de nos services juridiques, avec des autorités officielles, experts, huissiers, notaires, etc., en Belgique ou à l’étranger, conformément aux instructions du client ;
  3. lorsque cela s’avère utile ou nécessaire, avec des sous-traitants qui traitent en notre nom pour accomplir certaines missions de traitement de données, telle l’organisation de campagnes de mailings ou d’évènements, ou avec des fournisseurs de services informatiques, d’hébergement et de communication.

Dans ces circonstances, nous concluons un contrat de sous-traitance avec les tiers qui auraient accès à vos données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de leurs services ;

  1. pour une question d’organisation interne, avec d’autres associés, collaborateurs et employés de Arteo avec lesquels nous travaillons conjointement pour exécuter la mission juridique que vous nous avez confiée.

 

7. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

  1. i) Traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la mission juridique que vous nous avez confiée

Nous traitons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de la mission juridique vous avez confiée à Arteo.

Lorsque notre engagement contractuel se termine, nous conservons ces données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins de tâches comptables, fiscales ou autres exigences légales.

  1. ii) Traitement des données à caractère personnel aux fins de prospection

Nous continuerons à traiter vos données à caractère personnel pour vous tenir informé des dernières actualités juridiques pertinentes pour votre activité via nos newsletters et invitations à des évènements aussi longtemps que vous ne vous opposez pas à ce traitement de vos données à caractère personnel à ces fins. Dans ce cas, nous vous enlèverons immédiatement de notre liste de diffusion.

Cela n’impactera en rien le traitement par Arteo de vos données à caractère personnel aux fins de la prestation de nos services juridiques.

8. QUELS SONT VOS DROITS ?

Vous jouissez d’un certain nombre de droits en matière de protection de la vie privée dont les droits suivants :

  • Droit d’accès : vous avez le droit de savoir quels types de données à caractère personnel nous détenons, les finalités du traitement et d’obtenir une copie de vos données.
  • Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes.
  • Droit à l’effacement : dans certaines circonstances, vous avez le droit d’exiger que nous effacions les données à caractère personnel vous concernant.
  • Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’exiger que nous arrêtions d’utiliser vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple si vous pensez que les données que nous détenons sont inexactes ou si vous jugez que l’usage que nous faisons de vos données est illicite. Si vous exercez valablement ce droit, nous conserverons vos données à caractère personnel mais cesserons de les traiter jusqu’à ce la question soit résolue.
  • Droit d’opposition : dès lors que nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données.
  • Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’exiger de recevoir les données vous concernant que vous nous avez communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

Pour exercer vos droits en matière de vie privée, vous pouvez nous contacter via l’adresse e-mail suivante : info@arteo.law.

Nous pouvons être amenés à vous demander une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité et afin d’éviter les accès non autorisés et les usages inappropriés des données à caractère personnel.

Arteo traitera votre demande dans un délai maximum d’un mois. Si, pour des motifs légitimes, votre demande n’est pas accordée, Arteo contactera la personne concernée et motivera sa décision.

Dans le cas de prospection, nous enlèverons vos données à caractère personnel de notre liste de diffusion à votre demande et sans frais.

 

9. RÉCLAMATIONS

Pour toute question, remarque ou réclamation liée à la présente politique ou à la manière dont Arteo traite vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à l’adresse info@arteo.law.

Vous pouvez déposer votre réclamation quant à la manière dont Arteo traite vos données à caractère personnel auprès de l’Autorité belge de protection des données (www.dataprotectionauthority.be).

10. AMENDEMENTS

Arteo se réserve le droit d’amender la présente politique aux fins de se conformer aux législations applicables en matière de vie privée. Nous pouvons à tout moment réviser la présente politique. Vous pouvez en tout temps consulter la version à jour de la présente politique sur notre site Internet.